管理规则
2015-04-02
中国红十字基金会博爱家园管理规则
（摘录自《中国红十字基金会博爱家园执行手册》）
一、财务管理
（一）中国红十字基金会博爱家园基金管理
中国红十字基金会动员社会资源募集设立博爱家园建设基金，并负责基金管理。要求如下：
1.基金的筹集
博爱家园建设基金的募集须坚持合法、自愿的原则。
中国红十字基金会接受捐款、捐物均须履行捐赠手续，向捐赠者开具专用捐款收据。
大额捐赠须由中国红十字基金会与捐赠者签署捐赠协议。如捐方无故不履行协议，须依法维护权益。
博爱家园捐助标准由中国红基会确定并向社会公布。对捐款数额较大、有长期捐助意愿的捐赠人，可在博爱家园建设基金下设立以捐赠人指定名称命名的子基金。
任何单位和个人如以义卖、义演等方式面向社会为博爱家园建设基金筹款，须经中国红十字基金会授权。
2.基金的管理
博爱家园建设基金统一执行财政部《民间非营利组织会计制度》，进行严格、规范的管理。
博爱家园建设基金全部用于博爱家园的项目，专款专用。
（二）各级红十字会博爱家园项目财务管理
1.财务建账
各级红会尽力开设项目专用银行账户。不能开设独立账户的，须建立博爱家园收入、支出科目，专帐核算博爱家园项目资金，确保资金专款专用。
2.财务核算
各级红会尽量使用财务软件进行账务处理，并及时录入会计凭证。项目有具体的核算会计科目。
3.设备购置
本项目购置设备应按照《中华人民共和国政府采购法》的规定组织实施，本着“等价择优、等优择价、就近采购”的原则，严格采购规程，严肃采购纪律，确保采购资金的使用安全和使用效益；采购应选择政府采购网上的供应商；政府采购网以外的供应商应通过三家报价的方式确定，报价资料应妥善存档以便审计检查，谁购置、谁负责。各级红十字会用博爱家园项目资金购买的办公设备、培训设备或器材，须进行固定资产造册记录，并定期盘点。
4.项目开支
省/市/县级红十字会在支付项目开支时，必须取得正式发票，发票不得涂改。
5.利息及剩余资金使用
本项目资金产生的利息只能用于本项目活动相关支出，不得用于其它项目或弥补财政经费不足。
6.项目费用报销
按预算对开展项目活动产生的费用进行报账。特别注意：
（1）程序的规范性：业务人员填制《费用支出结算单》，并提供合法、合规的票据及资料；经办人和证明人在发票背面签字；《费用支出结算单》和附属材料报项目负责人和单位负责人签批；将签批完整的《费用支出结算单》和附属材料送交财务部门；财务人员审核后予以结算。
（2）票据的有效性：带有税务局监制章的有效发票；发票信息和票据完整(包括中奖区)；使用付款人发票联进行账务处理。对确实无法获取合法票据的，要说明理由和证明人签字，经单位负责人批准后方可入账。
（3）资料的完整性：以培训费为例：有经办人及证明人签字的有效发票；有经办人和项目负责人签字的费用支出结算单；预算明细、培训内容、及培训通知；参加培训人员签到单；培训费结算清单；费用超标的，须按单位规定的签批权限进行签字批准。
7.监督检查
中国红十字基金会财务部和社会监督办对全国各省的项目资金使用情况进行监督、检查和评估。同时对项目点所在县红会资金使用情况进行督导抽查。
各省红会财务部门对本省项目点的项目资金使用情况进行督导、检查。
各级财务部门对项目督导、检查与评估结果均需给予回应反馈，并对相关问题提出切实可行的改进建议。
8.财务报告
财务报告是财务部门在日常会计核算的基础上定期编制的、综合反映项目财务状况的书面文件，包括财务报表和报表说明两部分。财务报告应根据登记完整、核对无误的账簿记录及其他有关资料编制，做到数字真实、计算准确、内容完整、说明清楚。
9.报告时间：县级红会每季度结束后10日内向市级红会提交；市级红会每季度结束后15日内向省级红会提交；省红会每季度结束后20日内向中国红十字基金会提交。
10.报告内容：（报表格式见《中国红十字基金会博爱家园执行手册》附件22）其中：预算栏为项目总体预算，余额栏为项目总体预算与总花费之间的差额，收入栏为实际到账的项目资金。财务报表的填报和录入金额单位为“元”，保留两位小数。报表说明是对报表中的收入或支出中需进一步明细的地方做出说明。
11.报告要求：财务报表必须做到账表相符、按时报送，并逐级汇总上报。各级红会应负责对所辖红会的财务报表进行审核、汇总，并对收入、支出汇总过程中的重复虚增数进行调整剔除。财务报告与进展报告反映的信息要同步，如有明显的不一致，要仔细查找原因，做出修改或在报表说明中说明。
12.财务审计
博爱家园项目审计为终期审计制。审计工作由政府审计机关或在中国注册的会计师事务所进行。审计报告需逐级上报至中国红十字基金会。
对于审计报告中提出的问题，接受审计的单位必须采取适当措施，委派专人处理相关事宜，并在2个月内将整改报告逐级上报至中国红十字基金会。
二、督导检查
定期依据逻辑框架对项目进行督导检查和提交报告。
（一）督导计划
各级红十字会根据项目的具体要求，围绕项目目标，按照时间进度和活动安排，制定具体督导计划并认真落实。中国红十字基金会和省/市级分会项目管理部门都应对项目进行实地督导，督导活动应纳入项目计划。
中国红十字基金会原则按照项目计划安排中期督导和末期督导。
省市级红十字会原则安排每年督导2次。
(二) 督导组人员构成及职责
督导人员应具备所需专业知识和技能，具有项目管理经验，从而保证督导质量。督导组要由项目管理人员、实施方主管部门领导、相关专家等组成。职责是检查项目活动开展的进度、质量，并提出建议。
（三）督导内容
督导与评估主要检查项目实施过程、产出、结果以及经费使用情况。在项目计划中的逻辑框架是非常好的督导工具。项目的过程指标及核心指标是项目督导评估的主要依据，内容包括：比较计划与实际进度、计划与实际的人力投入、开展的质量、计划与实际经费的使用情况、存在的问题及建议。
(四) 督导方式
主要采取现场检查、查阅文件、听取汇报、深入访谈等方式。最后将督导结果和建议以书面方式反馈给活动实施方和上级管理部门。
(五) 督导报告
在督导后7个工作日内完成督导报告。
三、项目报告
项目报告是以项目计划书为依据，按照项目目标、活动安排、评估指标和时间表的次序，及时准确地反映项目执行情况的重要项目材料。项目报告还应当真实反映项目执行过程中所发生的问题和影响项目顺利执行的其他因素，并提出解决问题的办法或改进措施。
（一）项目报告的种类
根据阶段或时间，博爱家园项目报告一般可分为季度报告、年度报告和终期报告。
（二）报告内容
项目报告包括进展报告和财务报告，分别由项目管理部门和财务部门提供，两个报告的内容要相互匹配。
（三）时间要求
季度报告：县级红会每季度结束后10日内向市级红会提交；市级红会每季度结束后15日内向省级红会提交；省红会每季结束后20日内向中国红十字基金会提交。
年度报告：一年结束后，县级红十字会5个工作日内汇总整理季度报告，以年度报告的形式上报上级红十字会，直至中国红十字基金会。
终期报告：项目结束后，县级红会20个工作日内完成全面总结报告上报上级红十字会，直至中国红十字基金会。
（四）注意事项
按时提交：各级项目管理部门应当按照项目计划书的规定按时提交项目执行情况的报告。不能按时提交的，应该提前说明原因并通知上级红十字会。
财务报告和进展报告要一致。即二者所反映的信息要同步，如有明显的不一致，要仔细查找原因，做出修改或说明。
对于报告中关键的指标数据要注意实时收集和更新，对于出现异常的数据要分析和查找原因，及时纠正项目中的偏差或错误。
项目的终期报告需要的信息比较多，各级红十字会需要在项目实施的整个过程中都注意收集资料，做好痕迹管理，特别是数据的收集工作。
四、文档管理
项目的档案管理,必须严格按照《中华人民共和国档案法》和《中华人民共和国档案法实施办法》执行。
1.项目档案是项目执行的实证，应当妥善保存相关文字和影视资料，做好痕迹管理。
2.项目文档的收集管理与项目是同步进行的，各级红十字会应当在项目开始时即建立该项目的档案卷宗，收集项目形成的各种文档资料。
3.在项目结束时，各级红十字会都要制作项目的资料汇编，项目验收时应对项目文档资料的归档情况进行查验。
4.应收集归档的项目文档资料包括：项目申请书、项目计划、VCA资料、备忘录、会谈记录、电话记录、请示、批示、资金申请报告、财务档案、联络信函、电邮、项目报告、财务报告、督导与评估报告、基线调查资料、采购合同及报价、招标资料、新闻报道、图片、照片和影视资料等。
5.除上述需归档的文档资料外，省、市、县红十字会还要负责收集与项目有关的一切痕迹资料。文档分类建议如下图：
五、项目可持续发展
一个可持续项目，意指一个能为社区带来长远影响，特别是在外部援助（包括红十字会的资源）撤出后仍能继续运作、发挥效用的项目。中国红十字基金会“博爱家园”项目实施周期一般为2年，但一个安全及可迅速复原社区的建立与发展（包括社区防灾减灾知识及能力的提升、社区环境致灾因素的减轻），并不是通过一个项目的开展就可以达成至永久持续的。
中国红十字基金会以社区为本推行“博爱家园”项目，强调社区群众才是社区发展的主体与发展动力。“博爱家园”项目起着“催化者”的辅助作用，即：希望透过项目的开展与实施，让社区认识到防灾减灾的重要性，促使村民公平地拥有发展选择权、参与决策权和受益权；并在项目完结后，自发地、持续长远地推行防灾减灾，最终建立一个属于他们自己的安全及可迅速复原的社区。
地方政府也在项目可持续性方面担当关键角色。地方政府了解并认同防灾减灾对社区发展的重要性后，能与其他相关部门及单位分享项目经验，推广社区为本减灾项目的理念和手法，促进更多社区受惠。
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